Schichtplanung ohne Excel-Chaos.
Ein Dienstplan für alle: Die Planung legt die Schichten an, das Team bewirbt sich darauf und bestätigt am Handy. Am Ende bekommt die Lohnverrechnung geprüfte Stunden.
Von KUP Solutions aus Österreich. Im Echtbetrieb bei einem Sozialbetrieb mit rund 20 Mitarbeitenden.
Dienstplan KW 44Wohngruppe Linde
Finalisiert
| Dienst | Mo26.10. | Di27.10. | Mi28.10. | Do29.10. | Fr30.10. | Sa31.10. | So1.11. |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Früh06:30–14:30 | AK | BM | CS | AK | DP | BM | EL |
| Spät14:00–22:00 | DP | EL | AK | BM | CS | GA | DP |
| Nacht21:30–07:00 | FH | FH | GA | GA | FH | JW | JW |
Elf Tabellen, vier Versionen. Wer hat Samstag Dienst?
Der Dienstplan liegt als Excel-Datei im Postfach, ausgedruckt im Dienstzimmer und als Foto im Gruppenchat. Jede Änderung macht eine neue Version, und niemand weiß sicher, welche gilt.
Wer hat Samstag Dienst?
Welche Version gilt?
Doppelt besetzt!
#BEZUG!
Dienstplan KW 44Wohngruppe Linde
Finalisiert
| Dienst | Mo26.10. | Di27.10. | Mi28.10. | Do29.10. | Fr30.10. | Sa31.10. | So1.11. |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Früh06:30–14:30 | AK | BM | CS | AK | DP | BM | EL |
| Spät14:00–22:00 | DP | EL | AK | BM | CS | GA | DP |
| Nacht21:30–07:00 | FH | FH | GA | GA | FH | JW | JW |
Aus 11 mach 1.
Ein Plan, eine Version, für alle. 21 von 21 Schichten bestätigt.
Eine Woche, fünf Schritte.
Jede Woche läuft gleich ab, vom Entwurf bis zur Übergabe an die Lohnverrechnung. Bei jedem Schritt ist klar, wer am Zug ist.
Schritt 1: Entwurf
Die Planung legt die Schichten der Woche an, mit Zeiten und Pausenregel aus den Schicht-Vorlagen. Eingeteilt ist noch niemand.
Schritt 2: Bewerbung freigegeben
Die Mitarbeitenden bewerben sich auf offene Schichten. Die Planung genehmigt oder teilt direkt ein und sieht dabei die Wunschtage.
Schritt 3: Finalisiert
Der Plan steht und gilt für alle in derselben Version. Für die Pinnwand im Dienstzimmer gibt es das Wochen-PDF.
Schritt 4: Bestätigen
Ab Schichtbeginn bestätigen die Mitarbeitenden ihre Schichten, meist gleich am Handy. Weicht die Zeit ab, tragen sie dabei die Ist-Zeit ein.
Schritt 5: Geprüft
Die Planung prüft und schließt die Woche ab, als Export für Ihre Lohnverrechnung oder in Clockara gespeichert. Danach ist sie gesperrt und bleibt, wie sie geprüft wurde.
Am Ende steht eine geprüfte, gesperrte Woche. Ihre Lohnverrechnung erhält sie im vereinbarten Format, als verlässliche Grundlage für die Abrechnung.
Was Clockara im Dienstplan kann
Legende
Fünf Gruppen, fünf Farben: von der Schicht-Vorlage bis zum Export für die Lohnverrechnung.
Planen
- Kalender und Teams
- Mehrere Kalender, jedes Team mit eigener Farbe.
- Schicht-Vorlagen
- Mit Pausenregel und getrennt gezählten Stunden für Nacht, Sonn-/Feiertag, Rufbereitschaft und Nachbereitschaft.
- Wochen-PDF
- Ist der Plan finalisiert, gibt es ihn als PDF zum Aushängen.
Stunden und Konten
- Einheitliche Stundenrechnung
- Netto = brutto − Pause − Bereitschaft, an jeder Stelle gleich.
- Stundenkonto
- Soll und Ist im Vergleich.
- Urlaubskonto
- Anspruch, aliquot gerechnet, Resturlaub.
- Sonderzeiten
- Zeiten wie Teambesprechung oder Fortbildung werden eigens eingetragen.
Stundenrechnung
Nachtschicht, 19:00 bis 07:00| Brutto | 12:00 h |
|---|---|
| minus Pause | 0:30 h |
| minus Bereitschaft | 3:00 h |
| gleich Netto | 8:30 h |
Überall in Clockara gleich gerechnet. Die Zahlen sind ein Beispiel.
Abwesenheit und Wünsche
- Urlaubs- und Abwesenheitsanträge
- Mitarbeitende beantragen Urlaub und Abwesenheit direkt in Clockara.
- Wunschtage
- Wie viele es pro Monat gibt und wofür sie stehen, legt Ihr Betrieb fest.
- Übergabe und Einspringen
- Ein Dienst geht an jemand anderen, die Einspring-Pauschale wird vermerkt und im Export gezählt.
Wunschtage
AK, November 2026| Mo | Di | Mi | Do | Fr | Sa | So |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||||
| 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | Wunschtag 14 | 15 |
| 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 |
| 23 | 24 | 25 | 26 | Wunschtag 27 | 28 | 29 |
| 30 |
Wunschtag: Im Beispiel wird dort nicht eingeteilt. Anzahl und Bedeutung legt Ihr Betrieb fest.
Lohnverrechnung und Kontrolle
- Export
- Geprüfte Wochen im vereinbarten Format für Ihre Lohnverrechnung oder in Clockara gespeichert.
- Sperren
- Eine geprüfte Woche ist gesperrt. So bleibt die Lohngrundlage, wie sie exportiert wurde.
- Audit-Protokoll
- Wer wann was geändert hat, ist protokolliert.
- Rollen und Rechte
- Wer was sehen und ändern darf, legen Sie fest.
Für das ganze Team
- Kalender-Abo
- Die eigenen Dienste als Abo in der Kalender-App.
- Als App installierbar (PWA)
- Aufs Handy installieren und wie eine App öffnen.
Zeiten, auf die sich Ihre Lohnverrechnung verlassen kann. Geprüft, gesperrt und im vereinbarten Format.
Für Teams mit Tag-, Nacht- und Bereitschaftsdienst
Clockara ist im Alltag eines Sozialbetriebs entstanden und passt zu Betrieben, in denen Dienste rund um die Uhr ineinandergreifen, etwa Wohngemeinschaften.
Leitung und Planung
Ein Plan statt vieler Versionen.
- Schichten aus Vorlagen anlegen, die Bewerbung freigeben, genehmigen oder direkt einteilen.
- Den Plan finalisieren und als Wochen-PDF weitergeben.
- Die Woche prüfen und exportieren. Danach ist sie gesperrt.
Mitarbeitende
Der eigene Plan am Handy.
- Dienste ab Schichtbeginn bestätigen, bei Bedarf mit Ist-Zeiten.
- Auf offene Dienste bewerben, Wunschtage setzen, Urlaub und Abwesenheit beantragen.
- Die Dienste als Kalender-Abo mitnehmen.
Lohnverrechnung
Zeiten, die nachvollziehbar sind.
- Die geprüfte Woche geht als Export zur Lohnverrechnung oder bleibt in Clockara gespeichert.
- Gesperrte Wochen und ein Audit-Protokoll schützen die Lohngrundlage.
Im Echtbetrieb bei einem Sozialbetrieb mit rund 20 Mitarbeitenden. Entwickelt von KUP Solutions in Österreich.
Ihr Team hat den Plan am Handy
Die Mitarbeiter-Sicht läuft im Browser des Handys.
Beispielansicht
Do29.10.
Spät14:00–22:00
BestätigenBestätigtIst-Zeiten angebenFr30.10.
Früh06:30–14:30
Sa31.10.
Wunschtag
So1.11.
Offener Dienst
Bewerben
Schichten bestätigen
Ab Schichtbeginn, bei Bedarf mit Ist-Zeiten.
Auf offene Dienste bewerben
Die Planung genehmigt oder teilt direkt ein.
Wunschtage setzen
Eigene Wunschtage im Monat eintragen, so viele wie der Betrieb vorsieht.
Urlaub und Abwesenheit beantragen
Direkt am Handy stellen, ohne Zettel oder Zuruf an die Planung.
Sonderzeiten eintragen
Zum Beispiel Teambesprechung oder Fortbildung.
Kalender-Abo
Die eigenen Dienste im Kalender des Handys.
Als App installierbar
Als PWA auf den Startbildschirm legen.
In 5 Sprachen
Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch und Spanisch.
Häufige Fragen
Kurze Antworten auf das, was Sie vor einer Demo wissen möchten.
Wie kommen die Stunden zur Lohnverrechnung?
Am Ende der Woche schließt die Planung sie ab: als Export im vereinbarten Format für Ihre Lohnverrechnung oder in Clockara gespeichert.
Die Stunden werden überall gleich gerechnet: netto = brutto − Pause − Bereitschaft. Nacht, Sonn-/Feiertag, Rufbereitschaft und Nachbereitschaft zählen getrennt.
Brauchen Mitarbeitende eine App?
Nein, ein Browser reicht. Wer möchte, installiert Clockara als App (PWA) auf dem Handy. Außerdem gibt es ein Kalender-Abo.
Was passiert, wenn eine Woche geprüft ist?
Dann hat die Planung die Woche für die Lohnverrechnung abgeschlossen, und sie ist gesperrt. Fällt danach ein Fehler auf, kann die Planung die Prüfung zurücknehmen. Das Audit-Protokoll zeigt, wer wann was geändert hat.
Was sind Wunschtage?
Tage, die sich Mitarbeitende im Monat vormerken, zum Beispiel als freie Tage, an denen nicht eingeteilt wird. Wie viele es gibt und was sie bedeuten, legt Ihr Betrieb fest. Für Urlaub und andere Abwesenheiten gibt es eigene Anträge.
Können mehrere Teams geplant werden?
Ja. Jedes Team hat einen eigenen Kalender mit eigener Farbe. Rollen und Rechte regeln, wer was darf.
Was kostet Clockara?
Auf Anfrage: Wir erstellen Ihnen ein Angebot, das auf Ihren Betrieb zugeschnitten ist. Am einfachsten fragen Sie es gleich zusammen mit der Demo an.
Wo liegen die Daten?
Auf von KUP Solutions verwalteten Servern. Die Daten werden täglich auf dem Server gesichert und jede Woche zusätzlich in einem georedundanten Archivspeicher an getrennten Standorten.
Wer steckt dahinter?
Clockara ist ein Produkt von KUP Solutions aus Österreich. In der Demo sprechen Sie direkt mit dem Team, das Clockara entwickelt.
Ihre Frage ist nicht dabei? Bringen Sie sie zur Demo mit: Demo anfragen.
Demo anfragen
In der Demo sehen Sie Ihren eigenen Wochenablauf in Clockara.
- Sie schicken uns das Formular. Name, Einrichtung, E-Mail und die Zahl Ihrer Mitarbeitenden genügen.
- Wir melden uns persönlich bei Ihnen.
- Sie sehen Ihren eigenen Wochenablauf in Clockara, vom Entwurf bis zur Prüfung.